Projectmanagement tijdens uw evenement
Gedurende het gehele traject, van de eerste inventarisatie tot uitvoering en evaluatie, bouwen wij meetpunten in voor projectbewaking. Tussentijds rapporteren wij over de diverse onderdelen en de status er van. Binnen projectmanagement valt bijvoorbeeld;
Budgetbewaking van uw evenement
Wij bewaken het gestelde budget, u krijgt geen onverwachte verrassingen achteraf;
Draaiboek: Voor elk evenement maken wij een minutendraaiboek. Hierin zijn alle zichtbare en niet zichtbare onderdelen van uw evenement beschreven, van de logistieke aanvoer door leveranciers tot aankomst en opvang artiesten, van opbouw buffetten tot vertrek van de gasten.
Bewaken opkomst tijdens uw evenement
Door de aanmeldwebsite weten wij op elk moment hoeveel gasten zich aangemeld hebben voor het evenement. Hierdoor kunnen wij bijtijds anticiperen door bijvoorbeeld reminders te versturen en kunnen wij de inkoop en planning aanpassen met betrekking tot bijvoorbeeld food & beverage, transport en zaalgrootte.
evenementen vergunningen en verzekeringen
Alle vergunningen aanwezig, up-to-date en dekkend voor uw evenement. Tevens adviseren wij u met betrekking tot de beste dekking qua verzekring voor uw evenement.
Weersverwachting: Wij bewaken de weersverwachting voor de datum van uw evenement, hierdoor kunnen wij bijtijds anticiperen door bijvoorbeeld te zorgen voor paraplu’s bij regen of extra terrasmeubilair bij mooi weer.
Bij AVM Events wordt voor elke productie een project team aangewezen. Van het begin tot het eind is dit team te allen tijden uw aanspreekpunt. Bij ons dus niet vele verschillende gezichten die u tijdens de aanloop naar en de uitvoering van uw evenement gaat tegenkomen. Allen zijn volledig op de hoogte van uw evenement en u kunt dus altijd bij hen persoonlijk terecht met vragen of opmerkingen, van ’s ochtends 8 tot ’s avonds 11.
Gedurende de aanloop naar uw evenement zullen wij een aantal productiemeetings inplannen, zo vaak u daar behoefte aan heeft of nodig is. Daarbij houden wij u continue op de hoogte door middel van zeer uitgebreide minutendraaiboeken, stroomplannen, logistieke handling, professionele tekeningen met het evenementen tekenprogramma VIVIEN. Tevens verzorgen wij ook alle randfaciliteiten zoals het aanleggen van stroom en verwarming, crewcatering, nachtbewaking etc.
Wilt u kennismaken met ons team, neem dan contact op via 010 - 474 11 73
