Communicatie rondom uw evenement
Bij het organiseren van een evenement is het belangrijk om een goed communicatieplan op te zetten. Goede communicatie vooraf triggert genodigden om erbij te zijn en contactmomenten voor, tijdens en na het evenement zorgen dat de boodschap goed aankomt bij de doelgroep.Middelen/media
Middelen om optimaal in te zetten de boodschap van uw evenement aan de doelgroep te kunnen communiceren:
- Een op maat ontwikkelde website voor uw evenement(en) met aanmeldgedeelte
- Speciale uitnodigingen
- Triggers
- Persberichten
Evenementen website
In samenspraak met uw communicatieafdeling ontwikkelen wij uw eigen evenementenwebsite. Dit is een centraal punt waar uw gasten alle informatie over uw evenement kunnen vinden. Uiteraard wordt deze website gebouwd volgens uw wensen met uw eigen ‘look & feel’ . U kunt zelf het internetadres van deze website kiezen. Middels deze website kunnen uw gasten zich gemakkelijk registreren voor uw evenement. Hierdoor heeft u continue inzicht in de opkomst. Aan de hand hiervan kunt u uw inkoop, transport en andere zaken inplannen. Daarnaast kunt u via deze site uw gasten "triggeren", extra informatie verstrekken over entertainment, activiteiten, routebeschrijvingen en vervoer.
Naar wens kunt u de website uitbreiden met onder andere
- een digitale enquête of fotopagina waar foto’s gepubliceerd worden van uw evenement
- opmaak en verzending digitaal uitnodigingstraject via gespecialiseerde email marketingsoftware
- SMS diensten
- badges printen
- E-ticket: barcodegeneratie met on-site registratiebalie.
Planning
Goede planning is essentieel voor een evenementen communicatieplan. Onder planning wordt verstaan de volgorde waarin middelen worden ingezet, de boodschap wordt opgebouwd en het tijdsbestek van een en ander.
